活動策劃公司怎樣選：六個問題問出真實能力
找活動策劃公司最難的地方，不是比較誰的報價便宜，而是幾間公司的建議書看起來都差不多。都寫「一站式」、都附作品集、都說當日會派人在場。真正的分別要到活動當日才顯現，而那時已經改不了。
這篇不談如何寫需求，而是談怎樣在簽約之前就分辨得出：三種合作模式各自負責什麼、報價單上哪六個位最容易出落差、以及六條一問就見真章的問題。
先弄清楚：你要的是統籌，還是供應商
香港市面上「活動策劃公司」這個名稱涵蓋三種截然不同的角色。你付的錢買到什麼，取決於你找的是哪一種——很多預算爭議，源頭其實是雙方以為在談同一件事。
| 合作模式 | 對方負責 | 你仍要負責 | 適合 |
|---|---|---|---|
| 全包統籌 | 概念、場地、供應商、流程、當日指揮、善後 | 審批預算與內容方向 | 百人以上、公司內部沒有活動人手 |
| 項目統籌 | 指定範圍（例如表演與遊戲）連當日執行 | 場地、餐飲、邀請、內部協調 | 公司已有場地與行政人手 |
| 單項供應商 | 只交付自己那一項（機器、表演者、攝影） | 把各家串連起來、時間表、突發應變 | 五十人以下、流程簡單 |
三者沒有優劣之分，但價格不可以直接比較。用單項供應商的總和去砍全包統籌的價，等於要求對方免費承擔串連與應變——而那正是統籌費真正買的東西。
一場活動的實際流程：對方在哪幾段真正出力
值得留意的是第 3 段與第 6 段。這兩段對客戶而言最不可見，卻最花人手；報價偏低的方案，省掉的往往就是這裡。問清楚「入場安裝由誰負責、要多少時間」，答案的具體程度會告訴你對方是否真的做過這個場地類型。
報價單上最容易出落差的六個位
下表六項，是我們處理跨供應商活動時最常見的爭議來源。簽約前逐項確認，比事後追討有效得多。
| 位置 | 要問清楚的 | 常見落差 |
|---|---|---|
| 時數起點 | 由安裝完成計，還是由到場計 | 安裝一小時被算進表演時數 |
| 加時計法 | 每 30 分鐘還是每小時；有沒有起跳 | 超時十分鐘按一小時收 |
| 物資份數 | 爆谷／棉花糖等以份數還是時間計 | 份數用完即停，但客人仍在排隊 |
| 人手 | 機器是否連專人；一人看幾個攤位 | 攤位遊戲租了五款，只派一位人手 |
| 運費與上落 | 是否已包；有沒有樓層或無升降機附加 | 商場落貨區距離遠，另收搬運 |
| 場地文件 | 保險、衛生證明由誰提供 | 臨場才發現要補文件，無法入場 |
其中「人手」一項最值得展開。以攤位遊戲為例，經典款每款 HK$3,500 起，而攤位遊戲人手是獨立收費（HK$420 起）。租五款遊戲卻只配一位人手，現場會出現三個攤位無人看管——不是對方報漏，而是雙方對「連人手」的理解不同。
六個問題，問出真實能力
這六條問題的用意，不是考對方的知識，而是看答案有多具體。做過的人答得出數字與名字；沒做過的人只能答「會安排」。
- 「同類規模你最近做過哪一場？當日出過什麼問題？」——肯講問題的，通常真的在場。
- 「入場安裝需要多少時間？由誰對接場地？」——具體到分鐘與職位名稱才算數。
- 「下雨或改期，條款怎樣寫？」——要求看白紙黑字，不要口頭承諾。
- 「當日在場幾多人？誰是唯一對接人？」——超過一個對接人等於沒有對接人。
- 「這個項目的時數由哪一刻開始計？」——回答含糊的，事後就會有爭議。
- 「如果人流比預期多五成，你怎樣調度？」——好的答案是動線與輪候，不是加錢。
人數決定配置，不是預算決定配置
最常見的規劃次序錯誤，是先定預算再砌項目。正確的次序相反：先估人流曲線，再決定攤位密度，最後才看預算能否支撐。
輪候時間是體驗的單一最大變數。一場一百人的活動，兩個遊戲點就會排長龍；四個點則全場流動。與其把錢放在單一貴價項目，不如先把點位數量做夠。
四個最常見的落差
一、把統籌費當成可以砍掉的水位。砍掉之後，串連與應變就回到你身上，而你未必有時間。
二、只看總價不看單位。「每場」與「每日」、「每檔」與「每款」在報價單上只差一個字，金額可以差一倍。
三、太遲落實日期。四至六月及十一至十二月是旺季，好的表演者與機器會先被鎖定，遲兩星期往往不是加錢的問題，而是沒有檔期。
四、沒有指定唯一對接人。當日若由三位同事各自聯絡供應商，指令會互相覆蓋，現場最亂的往往就是這種活動。
收費怎樣計：三種常見計價方式
了解計價邏輯，比記住某個數字有用——因為數字會隨規模變，邏輯不會。
| 計價方式 | 怎樣運作 | 留意 |
|---|---|---|
| 套餐價 | 固定組合一口價，例如 HKP001 人氣之選 HK$12,580 起 | 最易比較，但要看清楚含幾多小時、幾多人手 |
| 逐項相加 | 按項目單價累加，例如城堡彈床 HK$2,480 起、扭氣球 HK$1,780 起 | 彈性高，但容易漏計人手與運費 |
| 統籌費另計 | 供應商成本之外，另加一筆統籌與當日執行費 | 看清楚統籌費涵蓋哪幾段流程 |
三種方式沒有哪一種必然較貴。要比較的是「同樣的內容、同樣的時數、同樣的人手」下的總數，而不是報價單的第一行。
常見疑問
活動策劃公司與單項供應商，價錢差多少？
不能直接比較，因為兩者交付的內容不同。單項供應商只負責自己那一項；策劃公司額外承擔場地對接、流程書、當日指揮與突發應變。如果公司內部有人手能做串連，用單項供應商確實較省；如果沒有，省下的統籌費會以你同事的加班時間支付。
一百人的公司活動，應該提前多久接洽？
建議六至八週。首兩週確認日期、場地與預算範圍，第三至四週鎖定供應商與項目，餘下時間處理報名、物資與人手分工。旺季（四至六月、十一至十二月）競爭較大，宜再提早兩至三週。
報價單上「連專人」是否代表全程有人看管？
要確認人數與時數。「連專人」通常指該項目配一位師傅，而不是整個活動區域有人照顧。若同時租用多個攤位或遊戲，人手需要按攤位數另計——攤位遊戲人手為獨立收費項目（HK$420 起）。簽約前把「幾多個攤位、幾多位人手、幾多小時」寫進報價單，最能避免當日爭議。